コワーキングスペース利用者に便利なトランクルーム。選ぶ際の注意点や保管方法のポイントは？
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コワーキングスペースを利用していると、溜まった書類などの保管場所が無く、お困りの方も多いかと思います。
そんな時にオススメなのがトランクルームの利用です。
トランクルームは、必要な時に必要なスペース分だけ利用することができるので、書類や商品在庫などある程度のスペースを必要とする物を保管したい時に大変便利なサービスです。
コワーキングスペースだと保管場所はロッカーくらいしかなく、多くの荷物を保管できるスペースは無いので、トランクルームを利用することはとても利便性が高いです。
スペース不足のためにコワーキングスペースから賃貸オフィスへの切り替えを検討されている場合、トランクルームを有効活用することで、切り替えを避けられるケースもあります。
そこで、本記事では、コワーキングスペースを利用されている方がトランクルームを選ぶ際の注意点や保管方法のポイントなどについてご紹介します。
トランクルームを利用するケースは？
ビジネスでトランクルームを利用するケースとしては、膨大な書類の保存や、商品の在庫・備品の保管など倉庫として活用している場合がほとんどです。
大切な書類を社内に置いたままにしておくと、間違って捨ててしまったり、他の書類に混ざり分からなくなってしまう危険性がありますし、最悪のケースでは個人情報や企業秘密の漏洩などのトラブルにまで発展してしまうこともあります。このようなリスクを避けるためにトランクルームを利用するケースも増えています。
また、通販サイトを運営されているケースなどでは、商品在庫を抱える必要がありますが、コワーキングスペースには保管スペースはありませんので、自宅で保管している方もいらっしゃると思います。
ただ、自宅で保管するのは限界がありますし、日常生活が不便になるので、そんな時こそトランクルームの活用がオススメです。
トランクルームを選ぶ際の注意点は？
トランクルームを選ぶ際は、セキュリティ体制を十分確認しておくことをオススメします。
保管する書類の中には機密情報が含まれていることもあるので、セキュリティ対策がしっかり施されているトランクルームでないと、安心して預けることができません。
そのため、屋外ではなく屋内のトランクルームを選ぶことが重要です。
屋外のトランクルームは、車庫のような作りやコンテナのようになっているところも多く、防犯上万全であるとは言えません。
その点、屋内であれば、入退館もセキュリティ管理ができるので安心です。
ただし、屋内でもトランクルームによってセキュリティレベルは異なるので、24時間の警備体制が整っているトランクルームがベストです。
万全なセキュリティ体制のもとで、大切な書類や商品在庫等を保管しましょう。
トランクルーム利用時のポイントは？
トランクルームを利用する際は、きちんと整理し、欲しい物をすぐに取り出せるようにしておく必要があります。
では、いったいどのように保管すればいいのでしょうか？
保管する際のポイントを3つご紹介します。
①見つけやすく取り出しやすい配置
書類を保管する際は、ケースや段ボールに入れる場合が多いと思いますが、多くの物を積んだり、場所を詰めたりせずに、人が通れるぐらいの間隔を空けてきれいに並べ、取り出しやすいように配置しておくことがポイントです。
②段ボールやファイルにラベリング
書類を入れた段ボールやファイルは、ラベリングすることが重要です。手書きよりは、だれが見ても一目で分かるように、ラベルシールなどを貼り付けて、ラベリングすることが望ましいです。
また、ラベルがはがれないように、強粘着の物を使用するなどの工夫も大切です。
③すぐに利用するものは手前に
一時的に保管したい物や利用頻度の高い物は、取り出しやすいように手前に保管しておく必要があります。
奥に設置すると、探したり取り出すのに手間と時間がかかってしまいますので、すぐに使う物は、入り口の「このあたりに置く」と決めて、社内で共有しておくのがオススメです。
トランクルームの利用料は？
トランクルームの利用料は、いったいどのくらいかかるのでしょうか？
トランクルームの広さは、倉庫のような小さいところから、ワンルームのような大きいところまで様々ですので、そのトランクルームの広さによって料金は大きく変わってきます。
その他、地方よりも首都圏のほうが高い、市街地よりも駅前のほうが高いなど、地域や立地によっても料金は異なります。
セキュリティの程度などによっても料金は異なるので、自社が保管したい物によってトランクルームを使い分けるのがオススメです。
参考までに、トランクルームの月額料金の相場は、屋内型で約3,000円～、屋外型で約2,000円～となっています。
ビジネス利用にオススメのトランクルームは？
上記でご説明した通り、ビジネスでトランクルームを利用する場合は、高度なセキュリティ体制がとても重要です。
そこで、オススメなのが屋内型のトランクルーム『Keep It（キーピット）』です。
『Keep It』のトランクルームは、全フロアに防犯カメラを完備しているほか、警備会社と提携し入退館はセキュリティ管理が設置されています。
さらに、全ての利用者の収納物に、「火災」「盗難」「水災」「風災」「雪災」「雹災」「雷」「その他不足的な事故」などが発生した場合に備えて、保険に加入しているので万が一の時にも安心です。（ただし、契約時の約款に記載されている禁止収納物、カビ・虫・地震等による被害は保険の対象外）
また、『Keep It』は、敷金・礼金がかからず、月額3,000円から利用できるので、コストパフォーマンスも高いです。
『Keep It』は内覧も可能ですので、もしトランクルームをご利用になりたい方は問い合わせをされてみてはいかがでしょうか？
提供：日本パーソナルストレージ株式会社
